شرح سند در پرونده در دفتر زمین محلی یا منشی شهرستان (بسته به حوزه های قضایی محلی) باقی می ماند
و هر بار که زمین برای تأیید صحت آن، دست به دست می شود، توسط یک شرکت مالکیت ارجاع و بررسی می شود. همچنین هر بار که زمین مورد بررسی قرار می گیرد به عنوان یک نقطه مقایسه اشاره می شود.
عملاً، این توصیف ادعای حقوقی مالک نسبت به ملک را تشکیل می دهد و بیانگر کلمه نهایی در هر اختلاف زمین است.
یکی از نقشه های مورد نیاز برای درخواست سند از اداره ثبت استان البرز، تهیه نقشه utm میباشد.
نقشه utm مورد نظر باید با مهر مهندس نقشه بردار عضو نظام مهندسی استان البرز تهیه شده باشد.